Sur les traces de l'UH, les bibliothèques à l'heure du Web 2.0

Les bibliothèques de l’Université Houston au Texas à l'heure du Web 2.0

Résolument tournées vers l'avenir, les bibliothèques de l’Université Houston (UH) présentent leur nouveau site Web. Coup d’œil sur le nouveau paysage virtuel des bibliothèques de l'UH et retour sur un chantier réussi

La version 2.0 du site des bibliothèques de l’Université de Houston au Texas a nécessité cinq années de travail intensif mais depuis son lancement au début de 2006, le nouveau portail a suscité beaucoup d’intérêt de la part de la communauté universitaire et de nombreux commentaires élogieux. Espace virtuel d’interaction et de réciprocité, plateforme ouverte à la recherche, autant qu'à la création, la diffusion et la publication de l'information, le site offre une panoplie d'outils associés à la technologie du Web 2.0. Dans le document UH Libraries Strategics Directions 2006-2010, le Comité qui a piloté les travaux de construction du nouveau site retrace les étapes marquantes du processus et présente la vision et les principes qui sont à la base de ce service Web des bibliothèques de l’Université de Houston. Comment le projet a-t-il été mené? Quelles sont orientations qui ont prévalu dans la conduite de ce projet ? Quels outils ont-ils été choisis? Pourquoi et comment?

Un projet mobilisateur et rassembleur: analyse des forces et des faiblesses, examen des opportunités et des menaces (SWOT Analysis)
Le chantier a commencé avec une étude environnementale pour identifier les forces et les faiblesses ayant trait aux facteurs internes dont les services, le climat organisationnel, le mode de gestion, la culture de l’organisation et les ressources humaines et financières disponibles. L’étude des opportunités et l'analyse des menaces émanant de facteurs externes ou sociaux notamment sur l'implication et le soutien de la communauté universitaire au projet avec en tête cet élément capital à tenir en compte: la participation de tous et de chacun ( la communauté est-elle prête à embarquer?) et des ressources matérielles et technologiques (infrastructures, réseaux, services) disponibles ou susceptibles d'être allouées ont ensuite permis de déterminer de la faisabilité du projet et dégager un portrait de la situation afin préparer le plan directeur pour la construction du site web 2.0 de l'UH.

Vision et énoncé des objectifs
S'alignant sur les grandes orientations de l'UH pour réaliser leur mission, les bibliothèques de l'UH entendent renforcer leur rôle comme élément vital et moteur intellectuel et documentaire de l'Université de Houston. Pour ce faire, elles veulent tirer profit des avancements technologiques pour promouvoir l'excellence dans l'enseignement et la recherche sur le campus selon les objectifs définis à partir du mot d'ordre est Anticiper. Pour cela, les bibliothécaires font i usage des outils de la génération du WEB 2.0 pour rejoindre les usagers, proposer des nouveaux services pour permettre des usagers de découvrir, créer et partager les connaissances.

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Concrètement, la bibliothèque veut:

Offrir un espace d'interaction avec l'usager et faire de sorte qu'il puisse intervenir à toutes les étapes du processus documentaire dans un esprit de collaboration et de découverte mutuelle.

Se positionner comme un partenaire incontournable dans la vie académique des étudiants, des départements, des facultés et de la communauté.

Repousser plus loin le rôle et les fonctions de la bibliothèque en tant que vitrine, dépositaire et diffuseur de toutes les ressources documentaires de l'UH

Création d’un Comité directeur chargé de la planification stratégique du projet (Strategic Directions Steering Committee)
Afin de créer un climat organisationnel propice aux échanges et rallier la communauté universitaire autour de ce projet, un vaste programme de communication à l’échelle du campus a été mis en place. Le comité chargé de préparer les grandes lignes du plan directeur et de piloter les opérations, composé de huit membres du personnel des bibliothèques de l'UH, sert aussi de mécanisme de liaison et de courroie de transmission entre les besoins exprimés par la communauté et les responsables du projet. Tous les types de collaboration et d’investissement nécessaires à la conduite et l’exécution du mandat sont sollicités afin d'assurer le consensus le plus large possible pour la préparation et la mise en oeuvre du plan d'action.
Menées par le Comité directeur, les consultations à l'échelle horizontale et verticale auprès du personnel des bibliothèques, des responsables des départements et des facultés, des étudiants de tous les niveaux ont permis de présenter un premier canevas de réflexions qui ont servi de points de départ pour dégager des pistes d’action. Les idées retenues sont mises à l’épreuve dans le cadre d'une recherche-action pour tenir compte de la faisabilité de chaque proposition. Afin que les personnes consultées soient informées du suivi de leurs propositions, les comptes-rendus des rencontres et des sessions de travail ainsi que les rapports sur l'avancement du projet sont régulièment transmis par le Comité directeur, chargé de veiller à l'exécution des travaux, aux membres de la communauté tout au cours des travaux. Cette vaste consultation a permis de dégager le portrait du futur site des bibliothèques qui devrait reposer sur les principes suivants:

• Promouvoir l’accès et le transfert de l’information ainsi que la collaboration à tous les niveaux sur la règle du «faire savoir» selon laquelle tout ajout contribue à l'enrichissement des connaissances


• Offrir les outils, les ressources et les services susceptibles d’accéder au savoir, de créer la connaissance et d'enrichir le contenu pour faire en sorte que les bibliothèques puissent exercer le plus efficacement possible leur rôle de partenaire dans le processus d’enseignement et d’apprentissage


• Servir de plateforme électronique pour l’accès, la création et la publication des communications savantes produites par les membres de la communauté de l’Université

Un logo a été créé pour le site des bibliothèques de l'UH afin d'imposer sa présence virtuelle sur le campus.

Redéfinir le nouveau paysage des bibliothèques de l'UH
Un environnement proactif avec des plateformes diversifiées, voilà comment se présente la version Web 2.0 du site de l’UH. Tout en offrant les outils les plus performants pour favoriser l'apprentissage en ligne et à distance aux cours, aux séminaires et aux ressources documentaires numérisées de l’institution, le site des bibliothèques de l'UH privilégie le phénomène de «clustering» ou l'extraction de grappes (clusters) de documents non classifiés provenant des mêmes thématiques. En même temps que des systèmes qui permettent de gérer tous les types d'information, texte, image, son, et de tous format, structuré comme non structuré, statique ou dynamique, le site met en place des systèmes d'édition, de publication pour enrichir l'information entre les communautés de savoir ainsi des systèmes de gestion de la présentation, de contrôle et de validation, la personnalisation et, bien sûr, de navigation et de recherche. Les moteurs de recherche offrent la possibilité aux usagers d'organiser leur espace documentaire personnel en utilisant les fonctions de veille et de stockage et en créant ainsi des «partenariats en grappes» (cluster partner)".
Sur le principe de la syndication du contenu, les rubriques sont fédérées les unes aux autres et associées en morceaux par la combinaison des technologies différentes dont les blogs, wikis et autres logiciels sociaux et collaboratifs: folksonomies, podcasts, fils RSS permettant la navigation par tags, la réutilisation et la mutualisation des contenus. On trouve donc une multitude de sites agrégateurs qui renvoient via un hyperlien à des actualités publiées ailleurs et à des objets mutimédia. L'utilisation au maximum des systèmes en open source permet le développement du contenu en coopération avec les usagers selon les besoins et les thématiques. Les outils Médiawiki pour les wikis et Movable Type pour les blogs sont incorporés au site Web avec l'utilisation importante de FAQ, forum et blog. Alors que les sites de la première mouture offre un format de présentation des rubriques en mode «fédéré» (exemple: le site des bibliothèques de l'UdeM), le nouveau modèle est «agrégateur» et les contenus s'enrichissent mutuellement. Les rubriques s'imbriquent les unes aux autres dans un ensemble dynamique où l'espace à la coopération est toujours présent. La section Research a Topic propose des rubriques qui renvoient directement aux thématiques de recherche et à l'ensemble des ressources dépsées sur le portail. La rubrique intitulée Subjects Blogs se présente comme un espace de «trouvailles» et de complémentarité aux ressources des bibliothèques de l'UH, et renvoient à d'autres informations reliées par les fils d'agrégation et grâce aux post-it qui permettent les commentaires et les discussions et ouvrent la voie à l'enrichissement du contenu et à la collaboration. Ces ajouts alimentent la rubrique Subjects Guides par le dépôt d'autres ressources informationnelles de tout type et de diverses provenances.

Car la construction du portail des bibliothèques de la génération du web 2.0 repose sur le principe de la «décentralisation» radicale du contenu. Chaque personne est «propriétaire» de la section qui lui «appartient», ce qui lui permet de se maintenir à un bon niveau technologique et d’en assumer la qualité du contenu. Sur le principe que, potentiellement toute utilisation peut enrichir le site, des outils corporatifs comme Flick'R ou Del.icio.us sont mis en place pour incorporer les résultats de la recherche au contenu et les rendre réutilisables dans d'autres applications. Le portail est aussi un carrefour de formation qui intègre tout le processus d'apprentissage depuis la recherche de l'information jusqu'à la synthèse et la rédaction des travaux.

Les bibliothécaires de Houston University: les leaders du chantier

Pour piloter les opérations et superviser un tel environnement technologique, les bibliothèques de l'UH disposent d'un personnel aux compétences variées et complémentaires, capable d'innover et de s'adapter aux nouveaux modes de transfert des connaissances et d'opérer en mode de développement continue pour gérer non seulement le contenu (web content management) mais aussi le cycle de vie de l'information (information life cycle management). Et faut-il le rappeler? Réseau coopératif, le site est en mode de beta perpétuel. Se reconstruire est le credo des bibliothécaires. Les améliorations soient constantes et régulières grâce aux apports de tous et de chacun grâce à l'enrichissement et pour la réappropriation du contenu par les usagers.

Dépôt institutionnel numérique et vitrine de l'UH
Les bibliothèques sont, on le sait, à l'ère du numérique. Elles ont aussi pour rôle de collecter et de sauvegarder les ressources fragiles ou «périssables», offerts en formats multiples qui leur sont confiées. La constitution d'un fonds documentaire numérique à partir de la production de la communauté universitaire fait de plus en plus partie de leur mandat. Le dépôt institutionnel numérique offre l'accès aux ressources numérisées et à la documentation produite en ligne par les professeurs, les chercheurs et les étudiants des départements et les facultés dont les monographies, les articles, les rapports, les conférences, les données de recherche, les outils didactiques, les objets multimédia, les thèses, les archives, les revues électroniques et tout un ensemble de littérature grise. Le site Web 2.0 devient la vitrine de l'UH et l'objet et l'instrument de son rayonnement en mettant en valeur l'héritage culturel de l'institution et son patrimoine. La rubrique intitulée Digital Exhibits présente des expositions virtuelles des documents et des collections d'objets ou d'oeuvres rares acquis ou reçus en dons. Sous la rubrique References & Services, un ensemble de services d'aide et d'outils de recherche guide l'usager dans les dédales de l'exploitation et de la recherche des informations et offre des ressources informatiques appliquées à l'édition qui lui permettent de déposer sur le site tout type d'information (texte, image, son, statique ou dynamique) susceptible d' enrichir le contenu. Sur le site on trouve aussi un espace pour les échanges entre internautes sur les moyens et les façons de sauvegarder et de pérenniser les données informatiques.

Dorénavant, les bibliothécaires universitaires publient, traitent, organisent et diffusent la production savante des membres de la communauté. Rendre l'information disponible, produire et éditer les connaissances pour les fins de recherche et d'enseignement, voici le nouveau credo des bibliothécaires. L'auto-archivage en libre accès requiert l'implication des bibliothécaires qui doivent promouvoir la consultation et l'exploitation de ces ressources tout en veillant au respect des droits juridiques de tous et de chacun. Pour tenir la communauté à jour des développements en regard des grands enjeux touchant la production de la littérature savante, le site présente une rubrique intitulée Transforming Scholarly Communication. À l'intérieur de cet espace, les bibliothécaires interviennent en jouant aussi un rôle de conseil et d'assistance technique pour répondre non seulement aux questions de référence ponctuelle mais aussi pour résoudre les problèmes juridiques auxquelles sont confrontées les personnes productrices de contenus et de connaissances dans l'institution sur les conditions légales de l'auto-archivage et du dépôt et aider les usagers, par exemple, à faire la différence entre une autorisation d'utilisation et le fait de céder ses droits.

Le site web 2.0 de l'UH repousse les limites de la bibliothèque traditionnelle et reflète une l'image des bibliothèques de demain
Lieu de convergence des connaissances et d'informations de l'institution, les bibliothèques de l'UH offrent un espace virtuel pour les communautés de savoir en favorisant la création de réseaux interactifs de partage et d'échange de connaissances et de compétences. Sur le principe que tout usager contribue à apporter une valeur ajoutée aux ressources informationnelles mises à sa disposition, les bibliothèques de l'UH présentent l'image de ce que les bibliothèques universitaires des années 2000 sont devenues depuis l'avènement de l'internet et l'évolution récente des technologies du web 2.0: un service WEB ouvert, dynamique, interactif grâce aux systèmes qui permettent la prise en charge par tous et chacun de l'organisation, de la gestion, du contrôle, de la production, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et de l'archivage de la documentation produite par sa communauté et disponible en ligne. Sur le principe de la «longue traîne» (long trail), les réseaux d'information s'en alimentant les uns aux autres, étendent leurs tentacules et amplifient l'effet multiplicateur. De dépositaires des ressources documentaires acquises par l'institution, les bibliothèques sont désormais partie prenante dans la production des connaissances pour devenir un espace commun de travail, d'enrichissement, de transmission et de capitalisation du savoir.

Par sa finalité, le service Web de l'UH va bien plus loin dans la conception traditionnelle des fonctions d'une bibliothèque, et plus qu'un rôle de soutien à l'enseignement et à la recherche, il s'affiche résolument comme le moteur de la diffusion et de la construction du savoir et de la société de l'information. Son portail est une belle preuve que le futur est présent.

Les six piliers du WEB 2.0:

Pour terminer, voici un extrait de l'article publié dans le Bulletin # 171 de Corpo-Clip, mai-juillet 2007, p. 10: « Les 6 piliers du WEB 2.0 » par My Loan Duong, source: Coombs, Karen «Building a Library Web site on the Pilars of Web 2.0», Klog, 27 janvier 2007
À la base de la création de cet espace hautement dynamique et flexible dans lequel prévalent 6 règles d'or ou piliers qui forment les fondements de l'esprit d'échange, de collaboration et d'interaction du Web 2.0. Ces 6 piliers sur lesquels reposent la construction d'un site WEB de la génération du WEB 2.0 s'inscrivent sur ces fondements:
1. le principe de la »décentralisation radicale du contenu qui est crée et mis à jours par différentes personnes«. Chaque personne est «propriétaire » de la section qu'il alimente et qu'il enrichit en plus d'assumer la qualité du contenu, ce qui d'autre part, lui permet de se maintenir à un bon niveau tecnologique.
2. la réunion de petits morceaux ou la combinaison de différentes technologies dont les blogs, les wikis, les logiciels sociaux, les folkosomies, les podscasts, les fils Rss, et les services Web et surtout l'utilisation au maximun des systèmes en open source. Surle site de l'université Houston, les outils Mediawiki pour les Wikis et Movable Type pour les blogs sont intégrés dans le contenu des ressources informationnelles.
3. le principe du Béta perpétuel: les améliorations doivent être constantes et régulières
4. la réutilisation du contenu par les usagers, selon les structures de Flick'R ou Del.Icio.us permettant l'incorporation dans d'autres applications. par exemple, le contenu d'un guide de recherche thématique serait applicable sur le site web d'un département autre que celui concerné.
5. le principe que tout usager peut devenir contributeur.
6.et enfin sur le principe que toute utilisation et tout apport peuvent contribuer à enrichir le contenu.

à lire aussi: Les bibliothèques de l’Université de Montréal: Mais où est donc le WEb 2.0? . La Référence, le journal étudiant de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, dimanche 9 décembre 2007 par Pascal Dessureault, Stefán Ketseti